Cahier des charges pour la réinformatisation de la Médiathèque de -----, le fonds de partitions de l’école de musique municipale et du site de la médiathèque
1 Objet du projet
La ville de ------ souhaite ré informatiser sa bibliothèque municipale au cours de l’année 2025.
Ce projet a pour objet la fourniture, la mise en place, l’hébergement et la maintenance d’un système intégré de gestion de bibliothèques (nommé SIGB dans le reste du document) permettant la gestion de la médiathèque ainsi que du fonds de partition de l’école de musique de ------. Ce SIGB devra être suffisamment souple pour s’adapter à l’évolution des collections et des besoins de la bibliothèque.
Ce projet a également pour objet la réalisation, la mise en place, l’hébergement et la maintenance du site de la Médiathèque de Panazol.
Ce projet a également pour objet la fourniture de web-services pour la restitution du catalogue sur le site internet institutionnels déjà existants.
Enfin, ce projet rendra possible la participation de la commune de Panazol au catalogue collectif départemental. Un versement hebdomadaire de la base sera à cet effet mis en place sur serveur SFTP (les références seront fournies).
La société prestataire devra également proposer une assistance au démarrage sur site, comprenant la formation du personnel, le paramétrage du système et la récupération des données.
L’objet de la consultation ne comprend pas la fourniture du matériel informatique.
L’informatisation a pour objectif :
• de proposer au public un service performant: prêt rapide et fiable, recherche documentaire simple et efficace, réservations de documents, consultation d’un portail dédié contenant les informations et l’actualité de la structure.
• de donner à l’équipe un outil de gestion efficace, utilisable par des professionnels : prêt rigoureux, catalogage rapide et guidé, localisation des documents, disponibilité pour les lecteurs.
• d’intégrer le fonds de partitions du conservatoire de Panazol, ce dernier utilisera le même outil que la médiathèque pour le prêt de ses partitions.
• de garantir aux élus une gestion rationalisée et simple, la fiabilité des services proposés au public, donc l’image de marque de la médiathèque de Panazol.
2 Contexte du projet
Située dans le département de la Haute-Vienne, Panazol est une commune de 11.200 habitants.
Dotée d’équipements éducatifs, sportifs et sociaux, la municipalité accorde également une grande importance au service de lecture publique.
La municipalité a décidé d’améliorer ce service notamment par une ré informatisation. Celle-ci doit passer par le remplacement du SIGB actuel par un nouvel SIGB qui correspond davantage aux besoins de l’équipe des professionnels et du public.
La médiathèque municipale est située au cœur de la cité, et occupe un total de 1.200 m2. Les lecteurs disposent d’une surface ouverte de 800m2 secteurs enfant et adulte confondus.
Données
Population à desservir 11.200
Nombre de partitions en prêt au Conservatoire 1.500 documents (chiffre évolutif)
Surface de la bibliothèque totale 1.200 m2
Surface de la bibliothèque espace documentaire 850 m2
Nombre de livres 24.864
Nombre de CD 3.830
Nombre de 33 T 189
Nombre de DVD 2.816
Nombre de périodiques (abonnements) 3
Nombre d'emprunteurs 2.148
Nombre de prêts par an 41.672
Budget d'acquisition annuel 24 000
Composition et qualification de l'équipe de la bibliothèque 3,1 ETP
Nombre de postes informatiques pour le personnel 9
Nombre de postes informatiques accessibles au public 3
Accès à Internet publics 3
Le Personnel :
2 adjoints du patrimoine, 3 assistants de conservation du patrimoine, 1 attaché de conservation du patrimoine
Les lecteurs :
Les horaires :
Lundi : 14h-18h
Mardi : 9h-12h / 14h-18h
Mercredi : 10h – 12h / 14h – 18h
Jeudi: 14h-18h
Vendredi : 14h-18h
Samedi : 10h – 12h / 14h-18h
Le SIGB en place :
Actuellement la médiathèque est informatisée avec le logiciel libre Koha et la société Biblibre, la technologie employée est la RFID avec laquelle fonctionnent également les portiques antivols.
Le Conservatoire de Panazol :
Le conservatoire de Panazol gère un fonds de ….. partitions amené à se développer au fur et à mesure des années. Il est actuellement traité avec le logiciel Imuse.
3 Prestations attendues
3.1 Le SIGB de la Médiathèque de Panazol
Le logiciel sera en langue française. L’accès au SIGB sera individualisé par un identifiant et un mot de passe. A chaque utilisateur seront associés ses domaines d’interventions et ses autorisations. Il sera possible de gérer des profils ou groupe d’utilisateurs avec des droits particuliers dans l’utilisation et le paramétrage du logiciel. Un accès administrateur donnant accès à l’ensemble des paramétrages sera prévu.
3.1.1 Le catalogue
Il devra respecter les normes de catalogage Unimarc ainsi que la recommandation 995 pour les exemplaires. Il permettra d’importer et d’exporter des notices bibliographiques ainsi que des notices bibliographiques avec les exemplaires en différents formats (voir 3.1.6 Les statistiques et les éditions). Il sera possible de différencier de manière simple les documents présents dans la médiathèque, ceux présents à l’école de musique et ceux de la Bibliothèque départementale ; ces dernières seront supprimables de la base bibliographique par lots ou à l’unité et pourront faire l’objet de prêts, réservations... (structure des CB de la Bibliothèque départementale : XXXXXX0110).
Le catalogue doit pouvoir être alimenté par la récupération de notices extérieures (BNF...) par lots ou à l’unité par requête ISBN.
De la même manière il doit être possible d’importer des fichiers de notices avec exemplaire, de la Bibliothèque départementale de la Haute-Vienne. Ces notices seront supprimables de la base bibliographique par lots ou à l’unité et pourront faire l’objet de prêts, réservations... (structure des CB de la Bibliothèque départementale : XXXXXX0110.
3.1.1.1 Les supports
Les supports à cataloguer sont des périodiques, des livres des cd, des DVD, de vinyles, des livres lus, des partitions, et jeux de société.
3.1.1.2 Les systèmes d’indexation
Les systèmes d’indexation utilisés seront la Dewey, la PCDM4 et ........ . Une récupération de l’indexation matière Rameau de la BNF à partir des notices bibliographiques de la base sera prévue.
3.1.2 les emprunteurs
Différentes catégories d'emprunteurs doivent pouvoir être créées. Elles posséderont des informations propres et seront liées à des droits de prêts spécifiques tels que le nombre de prêts possible ou la durée maximales des prêts et des prolongations. Le passage de mineur à majeur à partir de la date de naissance renseignée sera automatisée.
A minima, trois principales catégories seront nécessaires : les emprunteurs individuels de la médiathèque, les emprunteurs de partitions et les emprunteurs collectivités (classe, établissements spécialisés...).
Les fiches emprunteurs recenseront les informations suivantes :
Emprunteurs individuels (médiathèque et Ecole de musique) :
Nom et prénom, Date de naissance, Adresse, N° de téléphone fixe, N° téléphone portable, Mail, localisation (commune ou hors commune)
Emprunteurs collectivités :
Nom de la classe et du Professeur des écoles en poste, mail et numéro de téléphone. Plusieurs classes doivent pouvoir être liées à une école avec : Nom de la commune, Adresse de l’école, Mail et n° de téléphone.
Les familles doivent faire l’objet de regroupement, la recherche d’un membre doit permettre simplement d’accéder aux autres membres.
Le traitement des emprunteurs doit être conforme aux exigences du RGPD. Les emprunteurs inactifs doivent pouvoir être supprimés automatiquement au bout d’un temps paramétrable.
Dans un premier temps, les emprunteurs de l’école de de musique pourront réserver et emprunter à l’école de musique et à la médiathèque alors que les emprunteurs de la médiathèque ne pourront emprunter et réserver qu’à la médiathèque. Ceci devra pouvoir être modifiable afin que tous puissent emprunter partout dans les années à venir.
Actuellement, n° d’emprunteur...
3.1.3 Les prêts et la circulation des documents
Les durées des prêts seront modulables en fonction des types d’emprunteurs (individuels, collectivités, institutionnels...) et des supports. Des prolongations seront possibles de manières simple.
3.1.4 Les réservations
Les emprunteurs pourront réserver des documents. Le nombre de réservations possibles sera paramétrable par types d’emprunteurs (individuels, collectivités, institutionnels...) et par supports. Il sera possible de paramétrer les réservations afin de les autoriser sur les documents sortis et/ou disponibles.
3.1.5 Les périodiques
Pour la gestion des collections, le système permettra à minima :
- d’effectuer du bulletinage régulier (n° reçu et date)
- d’effectuer du bulletinage rétrospectif
- de gérer des parutions irrégulières,
- de gérer des manquants, des ruptures de publications : alertes et relances possibles
- de cataloguer certains numéros destinés à être inclus dans le fonds bibliographique (n° spécial ou hors-série)
- d’obtenir un état de collection par titre
- de rechercher des collections par titres de périodiques lors du bulletinage
3.1.6 Les statistiques et éditions
3.1.6.1 Les statistiques
Elles seront paramétrables et adaptable pour les bibliothécaires. Elles permettront à minima de répondre simplement aux demandes de statistiques du Service du Livre et de la Lecture du Ministère de la Culture (Neoscrib).
3.1.6.2 Les éditions
Une gestion de Listes ou paniers, statiques ou dynamique sera possible sur les exemplaires, les notices et les exemplaires. Des exportations de ces listes seront possible sous différents formats (iso 2709, recommandations 995, textes, tableurs, PDF...)
3.1.7 L’administration du SIGB et les traitements par lots
Des traitements par lots, à partir de listes de code-barres exemplaires, d’ISBN, d’EAN et de paniers seront possibles.
3.1.8 La reprise des données des SIGB actuels : Les fichiers nécessaires à la reprise des données seront fournis par la bibliothèque.
3.2 Le site internet de la médiathèque
Le site sera “responsive design” afin de pouvoir s’adapter à différents outils de consultation.
3.2.1 L’ergonomie et la charte graphique
La médiathèque fournira au prestataire les éléments de charte graphique de la collectivité.
3.2.1.1 Ergonomie et accessibilité
Le site respecter au mieux la règle des 3 clics pour arriver à l’information. Le site répondra aux normes et recommandations d’accessibilité RGAA
3.2.1.2 Charte graphique
Le site de la médiathèque devra répondre aux exigences de la charte graphique de la commune de Panazol. Les éléments de cette charte seront fournis par le service communication de la commune.
3.2.2 La recherche
Le fenêtre de recherche sera accessible de n’importe quelle page du site. Des filtres permettront de préciser la recherche. Des recherches complexes pourront être enregistrées afin de permettre la réitération de celles-ci. Les résultats d’une recherche pourront être sauvés dans des listes ou paniers et donner lieu à des abonnements possibles.
La recherche de documents pourra également faire apparaître les documents du conservatoire, et la localisation de ceux-ci devra être facilement visible, afin que l’usager comprenne rapidement que ces documents ne se trouvent pas sur le site de la médiathèque.
La recherche pourra également se faire par l’intermédiaire d’un filtre afin de faire apparaître uniquement les documents localisés au conservatoire.
3.2.3 La page d’accueil
L’actualité de la médiathèque apparaitra en page d’accueil, ainsi que les nouvelles acquisitions de la Bibliothèque. Les horaires seront aussi aisément accessibles sur cette page d’accueil. La page doit prévoir une rubrique alerte afin d’avertir les utilisateurs d’une situation exceptionnelle.
3.2.4 Le compte emprunteur
Il sera possible pour l’emprunteur d’accéder à ses informations, prêts, réservations... De réserver en ligne et de prolonger ses prêts (conditionné par la réservation du document par un autre usager)
Le compte utilisateur permettra aussi de gérer des listes ou paniers et de s’abonner à des recherches.
L’accès au compte se fera par identifiant et mot de passe personnalisable par l’usager dans des limites prévues par le logiciel. En cas d’oubli du mot de passe une réinitialisation sera prévue par l’utilisation du mail.
Avec autorisation de l’usager, le courriel pourra être utilisé par la bibliothèque pour notifier la disponibilité de réservation, retard de restitution de documents, informations concernant les animations proposées par la bibliothèque...
3.2.5 Eléments à inclure dans le site web de la médiathèque
Possibilité d’inclure des podcasts, des vidéos, des photos, toutes sortes de médias.
Facilité à mettre en avant des éléments importants.
Présentation Dynamique de conseils de lecture par exemple.
Possibilité de moduler le site au maximum en fonction des besoins de la médiathèque, avec des fonctionnalités les plus intuitives possibles.
3.3 Intégration de la recherche sur les documents de la bibliothèque de l’école de musique dans les pages dédiées de la commune concernant l’école de musique.
3.4 Une application mobile sera prévue. Elle permettra les mêmes services que le site pour l’usager.
3.5 Statistiques du site
Il sera possible d’obtenir des statistiques d’utilisation du site :
- Nombre de visites du site, de pages vues, de consultation du catalogue, de consultation de compte, de réservations effectuées.
- Pages les plus consultées.
3.3 L’hébergement, la sécurisation des données et la maintenance
Le titulaire s’engage à la fourniture et mise en œuvre d’un logiciel SIGB, opérationnel (clef en main) avec l’ensemble des données résultant des opérations d’importation de la précédente solution (Importation sous forme ISO 2709 recommandation 995 au format .CSV), avec licences pour 9 opérateurs minimum, y compris frais de maintenance et service après-vente inclus dans une période de garantie de 12 mois.
La solution fournie devra être un SaaS (Software as a Service) hébergé en France et en conformité avec le RGPD. Son accès devra être établi, de préférence, au travers d’un portail web.
Le prestataire devra convenir d’un rendez-vous avec la Médiathèque afin de procéder à la démonstration du produit. Les mises à jour de la solution seront assurées par le prestataire en notifiant les agents et le service informatique une semaine avant sa mise en place.
Une plateforme d’assistance aux utilisateurs devra être mise en place (plateforme web ou téléphonique), accessible durant les horaires ouvrés de la Médiathèque du Lundi au Samedi de 8h30 à 18h, permettant aux agents de remonter les problématiques liées au bon fonctionnement de la solution.
Délais de rétablissement :
En fonction de la sévérité de l’anomalie, la Médiathèque souhaite les délais de rétablissement suivants :
- Anomalie bloquante : 4h ouvrées
- Anomalie semi-bloquante : 8h ouvrées
- Anomalie non-bloquante : 24h ouvrées
- - La récupération des données sera prévu dans le contrat. - La récupération des données sera prévue dans le contrat.
- Sous forme de fichiers csv pour les emprunteurs, les prêts, les réservations...
- Maintenance (site et SIGB) :
3.4 La formation et la documentation
Des formations de prises en main en présentiel serons prévues. Une journée supplémentaire, 6 à 12 mois après la mise en production (en concertation entre l’équipe de la bibliothèque et sera prévu au contrat.
Le prestataire proposera des supports de formations sous formes papiers ou numériques.
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