Structure d'un cahier des charges

Structure type d’un cahier des charges (logiciel propriétaire)

1        But de la demande

Un texte présentant la bibliothèque, ses particularités et ce que la bibliothèque attend de l'informatisation. C'est une synthèse de la démarche.

2        Fonctionnalités à remplir

2.1 SIGB

- Catalogage, prêt, bulletinage

- Liaison avec un serveur bibliographique

- Chargement des données (antérieures, extérieures)

- Notices bibliographiques

- Gestion des autorités

- Enregistrement et gestion des usagers

- Enregistrement et gestion des fournisseurs

Par le menu, tous les services que vous attendez du système. Dans le cas d’une ré-informatisation la récupération de la base.

2.2 Portail web 

Une préfiguration du portail sera établi précisant :

- Le nom du protail

- La ou les langues devant être prises en charge

- Le mode d'hébergement et d'accessibilité du site – Le référencement éventuel

- Les liens possibles avec les réseaux sociaux, avec un ou des blogs

- L'intégration graphique des éléments de la collectivité (logos, images...)

- Le type d'enrichissement souhaité (gratuit ou payant)

- Les éventuelles ressources numériques intégrées.

- L'organisation envisagée (menus et sous menus) et les questions liées au évolution futures (création de nouvelle page, de nouvelles entrées dans les menus...)

- Les éléments souhaités dans la page d'accueil

- Le respect demandé des recommandation d'accessibilité

3        Description du matériel envisagé

- Matériel

- Unité centrale et/ou serveur de données

- Périphériques (imprimantes...)

- Postes de travail des collaborateurs

- Stations de consultation du public

- Extensions possibles

- Utilisation d'un réseau local

- Contraintes électriques (clim., alimentation)

- Logiciels (autres que SIGB : Système d'exploitation du serveur, bureautique...)

- Extensions et nouvelles versions (important pour évaluation des réponses)

- Préparation du site

- Documentation

- Manuels d'installation

- Manuels de fonctionnement

- Descriptifs techniques

- Catalogues

- Liste des prix (y compris options et extensions envisageables)

4        Références du système et du fournisseur

- Systèmes installés

- Démonstrations possibles

- Essais possibles

5        Support

- Formation

- Démarrage

- Entretien

- Télémaintenance

- Support téléphonique urgent (Hot line)

6        Coûts

- Achat

- Entretien et maintenance

- Conditions spéciales (rabais pour institutions culturelles ou éducatives)

- Conditions de paiement

7        Mise en route

- Délais et conditions de livraison

- Performances

- Tests d'acceptation

- Garantie

8        Références commerciales

- Maison mère

- Revendeur local

9        Informations administratives

- Personne à contacter à la bibliothèque

- Calendrier général visé

- Décision

- Retrait de la demande

- Retrait de l'offre

- Durée de validité de l'offre

- Contestation