Informatiser sa bibliothèque en 5 étapes
Introduction
40 ans, il aura fallu 40 ans pour révolutionner le monde des bibliothèques.
· la micro-informatique
- 1982 – 11 BM et 13 BCP (Libra) Apparition de la notion de SIGB
- 2002 – 2195 BM et toutes les BDP
- 2022 – Il est maintenant quasi inenvisageable d’ouvrir une bibliothèque non informatisée. De nouveaux métiers en bibliothèque : administrateur de base, animateurs multimédias…
· L’avènement d’Internet (2000, explosion de la bulle Internet)
- Ouverture du catalogue, et des heures d’ouverture de la bibliothèque
- Accélération de la normalisation et récupération de notices
- Communication et partage
- Nouveaux métiers : webmestres et animateurs…
- Aménagements des tâches : contributeurs, les lecteurs acteurs…
- Logiciels libres ou propriétaires
- Avec le haut débit, avènement des logiciels « Full web »
- Données et protection des données (le RGPD)
- Hébergement des données ?
- Maintenance, sauvegardes et mises à jour
- Inclusivité : la norme RGAA
Portail - Principales fonctionnalités
- Accès au catalogue et réservations en ligne
- Usage des filtres
- Réservations
des documents prêtés ou disponibles
- Compte lecteur
- État des prêts et réservations
- Prolongations possibles ?
- Avis, commentaires, suggestions, abonnements…
De grands espoirs un peu déçus.
- Accès à des ressources en ligne
Des budgets conséquents et une médiation indispensable.
- Informations et actualités
- Annoncer une fermeture exceptionnelle, des animations, mon portail doit toujours être à jour !
· Infos pratiques
- Formulaire de contact
En bref, le portail est un service à part entière de la bibliothèque. Ce sont les utilisateurs qui se rendent compte les premiers des infos erronées, des dysfonctionnements. Il faut s’en occuper régulièrement. Certains membres du personnel peuvent le perdre de vue.
SIGB - principales fonctionnalités
- Gestion
des acquisitions, des budgets
- Gestion des périodiques
- Catalogue
- Circulation des documents
- Statistiques
- Editions
- Paramétrages et administration
A - Informatiser sa bibliothèque en 5 étapes
1 - Définir le projet et son calendrier
- Qui peut m’aider ? Et pourquoi ?
- Financièrement (les conditions)
- Techniquement (les contraintes et la rédaction du projet)
Deux questions importantes car les réponses peuvent induire des choix différents, dans la stratégie et dans le calendrier. Il faut donc rencontrer rapidement les bonnes personnes.
- Portail, SIGB, quels services ?
- Les médiathèques sont généralement des services « extérieurs » des collectivités. Deux bonnes questions à se poser :
- Avec quels services de ma collectivité vais-je devoir rentrer en intéraction ?
- Quels services pourrait être intéressé par une mutualisation ?
- Libre ou propriétaire
- Choix politique, choix de service ?
- Architecture et hébergement
- Quelle est la politique de ma collectivité dans ce domaine ?
- Qui fait quoi… et quand ?
- Dès que possible, un retro planning est posé, qui va s’affiner dans le temps.
- Il faut aussi intéresser sans attendre les différents acteurs.
- Visites et démonstrations
Deux exercices très différents mais complémentaires. Les deux se préparent à l’avance par l’élaboration d’une liste de questions.
La démonstration est le fait de professionnels de la vente, alors que les collègues qui vous recevront sont des utilisateurs ; ils n’ont donc pas les mêmes objectifs. Les deux peuvent présenter des biais et les deux sont intéressants.
2 - Le CTTP ou Cahier des charges
- Nécessaire ou pas ? (Seuil des marchés publics 143 000 € HT)
- Intérêts de l’exercice
- C'est l'occasion d'une mise à plat du fonctionnement de la bibliothèque,
- D’intégrer l’ensemble de l’équipe à la réflexion et de susciter son intérêt,
- De faire émerger des envies, des compétences,
- De faire évoluer des pratiques et d’intégrer de nouveaux services.
- Formats, normes des préalables indispensables
Pour être choisi, il faut que le logiciel gère les normes suivantes :
- L’unimarc : Le format « roi » des bibliothèques française)
- Iso 2709 : La norme Iso 2709 structure les notices MARC pour l'importation / exportation des notices entre système.
- Le protocole Z3950 : Le protocole Z3950 permet aux catalogues collectifs d’interroger simultanément des bases hétérogènes en MARC.
- La recommandation 995 : La recommandation 995 s'attache à la description des données d'exemplaires. Ce n'est pas une norme mais une recommandation établie en commissions interprofessionnelles et aujourd'hui respectée par les différents acteurs du secteur.
- FRBR et RDA : Si le format MARC règne encore en maître dans les bibliothèques il est, depuis quelques années, remis en cause : Format ancien et spécifique aux bibliothèques. Manque d'interopérabilité avec les outils du web. Enfin, peu compatible avec la modélisation FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records) et le code de catalogage RDA (ressource description and access).
· Contenu du CTTP (cahier des clauses techniques particulières)
- Délais et publicité
3 - Le choix
- Décryptage des offres
Analyser les propositions de fournisseurs et les comparer n’est pas toujours facile, chacun ayant sa propre façon de répondre. Il faut donc reprendre les éléments du cahier des charges et noter pour chaque demande de la bibliothèque, la réponse des différents fournisseurs. Comparer ce qui est comparable, le nombre de jours de formations par exemple, en présentiel ou à distance…
· Tableau d'amortissement
Encore un tableau ! Celui-ci sur 5 ans pour prendre en compte les coûts initiaux et les coûts annuels (hébergement, maintenance…)
Décision finale des élus…
4 - Installation et formation
· Installation
Mise en place d’une base test ou non, récupérations des données, dossier de paramétrage. Aujourd’hui, les prestataires proposent généralement de travailler dans un environnement de test avant le passage en production. Cette base test va permettre de vérifier la bonne récupération de vos données. Elle va être aussi une préfiguration de vos environnements de travail par la mise en place de paramétrages en concertation avec les utilisateurs.
· Formation
Les formations ne doivent pas commencer avant que les principaux paramétrages aient été mis en place. Il est judicieux d’étaler les formations dans le temps. Et précieux de conserver un jour de formation « pour plus tard ».
5 - Bilan… et perspectives
· Relire le CTTP et voir ce qui pourrait manquer.
· Les débuts avec un nouveau SIGB : lune de miel et frustrations…
L’utilisation d’un nouvel outil, plus adapté, plus efficace est aussi l’occasion de découvrir ses limites. Ensuite, on s’habitue, alors que c’est le moment de préparer la suite.
· Associations d’utilisateurs
- Rencontrer d'autres utilisateurs et pouvoir échanger sur l'utilisation du logiciel et les pratiques
- Peser sur les décisions de développements
- Mutualiser de formations complémentaires
B - Contenu du CTTP
- Présentation de l’établissement
- Quelques chiffres
- Eléments de configuration, matériels et logiciels
- Présentation générale du projet
- Périmètre du projet, particularités, buts poursuivis...
· Détail de la commande
- Choix préalable ou non d’un logiciel
· Récupération de la base ou récupération de notices
· Fonctions à informatiser
· Formation
· Maintenance et hébergement
· Eléments de calendrier
· Références du prestataire
- Délais et publicité
